Cómo hacer una lista de tareas que funcione

Empiezas el día con una lista de 15 tareas. A las siete de la tarde has tachado cuatro, ninguna de las importantes, y pasas las otras once a mañana. Al día siguiente, lo mismo. La lista, en lugar de ayudarte, se ha convertido en un recordatorio de todo lo que no haces.

El problema no es hacer listas. Es cómo las hacemos.

Por qué merece la pena apuntar lo pendiente

Las tareas sin terminar tienden a volver a la cabeza en los peores momentos: en mitad de una reunión, en la ducha, al apagar la luz.

En 2011, los psicólogos E. J. Masicampo y Roy Baumeister publicaron una serie de experimentos que mostraban que los objetivos pendientes interferían en otras tareas, pero que esa interferencia desaparecía cuando las personas hacían un plan concreto para cumplirlos. No hacía falta terminar la tarea: bastaba con decidir cuándo y cómo hacerla.

Otro estudio, de la Universidad de Baylor, lo llevó al terreno del sueño. El equipo de Michael Scullin pidió a 57 estudiantes que, antes de dormir, pasaran cinco minutos escribiendo o bien lo que tenían que hacer los días siguientes, o bien lo que ya habían hecho. Quienes escribieron su lista de pendientes se durmieron, de media, unos nueve minutos antes. Y cuanto más concreta era la lista, antes se dormían. Es un estudio pequeño, pero apunta en la misma dirección.

Cómo hacer una lista de tareas en 5 pasos

1. Ten dos listas, no una

• Lista general: todo lo que tienes pendiente, grande o pequeño, de trabajo o de casa. Es tu almacén. No tiene que estar ordenada.
• Lista del día: solo lo que vas a hacer hoy, sacado de la lista general.

Mezclar las dos es el error más común: si tu lista del día contiene todo lo pendiente, nunca la terminarás.

2. Apunta todo en un solo sitio

Una libreta, una app o una hoja en la nevera: da igual, pero que sea una sola. Si tienes tareas en pósits, en el correo y en la cabeza, alguna se perderá.

3. Escribe tareas concretas, que empiecen por un verbo

«Informe» no es una tarea. «Escribir el primer apartado del informe», sí. «Mamá» tampoco. «Llamar a mamá para cerrar lo de la comida del domingo», sí.

Una buena tarea responde a una pregunta: ¿qué es lo primero que tengo que hacer? Si no lo sabes, divídela.

4. Haz una lista del día corta

Una referencia que funciona bien:

• Una tarea importante, la que haría que el día mereciera la pena.
• Dos o tres tareas medianas.
• Unas cuantas pequeñas, de las que se hacen en un rato.

Antes de cerrar la lista, calcula cuánto te llevará cada cosa y suma. Si sale más tiempo del que tienes libre (descontando reuniones, comidas e imprevistos), quita algo. Recuerda que solemos subestimar cuánto tardamos, como explicamos en Por qué todo te lleva más tiempo del que pensabas.

5. Cierra el día en 5 minutos

Al terminar la jornada, repasa la lista:

• Tacha lo hecho (y date cuenta de lo que has avanzado).
• Decide qué pasa con lo que queda: ¿mañana, otro día o fuera de la lista?
• Deja preparada la lista de mañana, con la tarea importante arriba.

Así empiezas el día siguiente sabiendo por dónde ir, y no te llevas las tareas a la cama.

Trucos que ayudan

• Tareas de menos de dos minutos, fuera. Si algo se hace en dos minutos, hazlo en lugar de apuntarlo. Es la regla de los 2 minutos.
• Empieza por la tarea importante. Por la mañana, antes del correo, si puedes.
• Pon fecha a lo que la tiene. Lo que tiene que hacerse un día concreto va a la agenda, no solo a la lista.
• Combina la lista con bloques de tiempo. Para las tareas grandes, reservar un bloque y trabajar con la técnica Pomodoro ayuda a empezar.
• Revisa la lista general una vez por semana. Borra lo que ya no tiene sentido. Una lista llena de tareas muertas desanima.

Errores comunes

• Apuntar proyectos en vez de tareas. «Reformar el baño» no cabe en un día. «Pedir tres presupuestos de fontanero», sí.
• Llenar la lista para sentirte productivo. Una lista larga da sensación de control al hacerla y de fracaso al terminar el día.
• Arrastrar tareas día tras día. Si algo lleva una semana pasando de un día a otro, o es demasiado grande, o no es importante. Divídelo o bórralo.
• Cambiar de app cada mes. El sistema importa menos que el hábito de usarlo.

La lista de tareas es una pieza de un sistema más amplio. En nuestra guía Cómo organizar tu día tienes el método completo para planificar sin agobiarte.

Sigue leyendo

• Cómo organizar tu día: un método sencillo para planificar sin agobiarte
• Técnica Pomodoro: qué es, cómo usarla y cuándo no funciona
• Por qué todo te lleva más tiempo del que pensabas (y cómo calcularlo mejor)

Fuentes

• Masicampo, E. J. y Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683. https://doi.org/10.1037/a0024192
• Scullin, M. K., Krueger, M. L., Ballard, H. K., Pruett, N. y Bliwise, D. L. (2018). The effects of bedtime writing on difficulty falling asleep: A polysomnographic study comparing to-do lists and completed activity lists. Journal of Experimental Psychology: General, 147(1), 139–146. Nota de prensa de Baylor