«Esto lo tengo en una tarde». Lo has dicho tú, lo he dicho yo y lo ha dicho cualquiera que haya tenido que hacer la declaración de la renta, preparar una presentación o pintar una habitación. Y la tarde se convierte en dos días, y los dos días en una semana.
No es mala suerte ni que seas especialmente desorganizado. Calcular mal el tiempo es algo tan humano que tiene nombre propio: la falacia de la planificación.
Un error que tiene casi cincuenta años de estudio
El término lo propusieron los psicólogos Daniel Kahneman y Amos Tversky a finales de los años setenta para describir algo muy concreto: cuando planificamos, tendemos a imaginar el escenario ideal y a olvidar todo lo que puede torcerse por el camino (Kahneman y Tversky, 1979).
Unos años después, Roger Buehler, Dale Griffin y Michael Ross lo pusieron a prueba con estudiantes que estaban terminando su trabajo de fin de carrera. Les preguntaron cuándo creían que lo acabarían y también cuándo lo acabarían «si todo saliera lo peor posible» (Buehler et al., 1994). Las cifras hablan solas:
- De media, calcularon que tardarían unos 34 días.
- En el peor de los casos, según ellos, unos 49 días.
- En realidad tardaron una media de 55 días.
Es decir, de media tardaron más incluso que en su previsión más pesimista. Y solo alrededor de un 30 % acabó en el tiempo que había previsto.
Por qué nos pasa a todos
Lo más curioso de la investigación de Buehler es que la gente sí recordaba que en el pasado se había retrasado. Simplemente pensaba que esta vez sería distinto. Cuando planificamos, nos centramos en el plan, en cómo vamos a hacerlo, y dejamos fuera las interrupciones, los imprevistos, el cansancio o ese correo que lo complica todo.
Además, solemos pensar en la tarea como un bloque. «Preparar la presentación» parece una sola cosa, pero en realidad incluye buscar datos, ordenar ideas, montar las diapositivas, revisarlas, ensayar… y cada parte tiene su propio margen de error.
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Cómo calcular mejor (sin volverte pesimista)
Desmonta la tarea en piezas
Justin Kruger y Matt Evans comprobaron que cuando las personas desglosaban una tarea en todos sus pasos antes de estimar cuánto tardarían, sus previsiones se acercaban mucho más a la realidad (Kruger y Evans, 2004). Escribir los pasos uno a uno obliga a ver lo que de otra forma pasaríamos por alto.
Mira tu historial, no tu plan
Antes de poner fecha, pregúntate cuánto te llevó la última vez algo parecido. No cuánto debería haberte llevado, sino cuánto te llevó de verdad. Esa cifra suele ser mucho más fiable que cualquier cálculo optimista.
Añade un colchón de forma deliberada
Si crees que algo te llevará dos horas, reserva tres. No es pesimismo: es tener en cuenta que siempre aparece algo. Si al final te sobra tiempo, mejor para ti.
Deja huecos libres en la agenda
Una agenda llena al minuto no tiene dónde absorber los retrasos, y uno solo arrastra a todos los demás. Dejar algún hueco vacío al día es una forma muy simple de proteger el resto de planes.
Una idea para esta semana
Elige una tarea que tengas pendiente, apunta todos sus pasos y calcula cuánto te llevará cada uno. Luego compara la suma con lo que habrías dicho a ojo. Lo más probable es que te sorprenda la diferencia, y que esta vez sí aciertes.
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Bibliografía
- Buehler, R., Griffin, D. y Ross, M. (1994). Exploring the «planning fallacy»: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. https://doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366
- Kahneman, D. y Tversky, A. (1979). Intuitive prediction: Biases and corrective procedures. TIMS Studies in Management Science, 12, 313–327.
- Kruger, J. y Evans, M. (2004). If you don’t want to be late, enumerate: Unpacking reduces the planning fallacy. Journal of Experimental Social Psychology, 40(5), 586–598. https://doi.org/10.1016/j.jesp.2003.11.001
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